Poskytujete v Česku ubytování expatům? Mějte na paměti své zákonné povinnosti

Pronajímáte-li dům, byt anebo třeba jenom pokoj lidem ze zahraničí, jste povinni dodržovat určitá pravidla, která jsou stanovená českým zákonem.

Konkrétně musí každý ubytovatel v České republice:

• nahlásit cizinecké policii, že u sebe ubytovává cizince  – toto musí být provedeno nejpozději tři dny ode dne nastěhování
• vést domovní knihu

(Veškeré povinnosti ubytovatele jsou vyjmenovány na této webové stránce.)

Kdo je to ubytovatel?

Ubytovatelem se tady rozumí každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu (obvykle nájem) nebo i bezplatně.  (Nevztahuje se na příbuzné nebo blízké osoby ubytovatele.)

Co znamená ubytování?

Ubytováním se myslí vztah mezi ubytovatelem a nájemníkem podložený smlouvou (smlouva o ubytování, nájemní smlouva, podnájemní smlouva či smlouva s obdobným obsahem).

Ubytovatel má dvě možnosti, jak nahlásit příslušníka cizí národnosti, kterého ubytovává pod svou střechou:

1. Jestliže máte ubytování jako předmět své podnikatelské činnosti (například poskytujete ubytování jménem vaší společnosti), máte povinnost přihlašovat cizince na dálku, prostřednictvím online systému Ubyport.
2. Jestliže ubytování nespadá do vaší podnikatelské činnosti (tedy poskytujete ubytování jménem společnosti, která sama o sobě ubytovací služby nenabízí, anebo jste jednoduše jenom majitelem nemovitosti), můžete si vybrat buď Ubyport nebo papírové přihlašovací tiskopisy.

Jak funguje Ubyport?

Před prvním použitím Ubyportu je potřeba se zaregistrovat, a to snadno vyplněním elektronického formuláře, který je k dispozici na internetových stránkách cizinecké policie -> Žádost o registraci ubytovacího zařízení.

Vyplněný formulář pak stačí v pdf formátu odeslat na Ředitelství služby cizinecké policie. Existuje přitom vícero způsobů, jak to provést:

• emailem na adresu reguby@pcr.cz (pozor, včetně elektronického podpisu)
• pomocí datové schránky – adresa “ybndgw9”
• klasicky poštou na adresu: Ředitelství služby cizinecké policie, Praha 2, Olšanská 2, 130 51, poštovní schránka 78 (zásilka musí být podepsáno ubytovatelem – tj. křestní jméno, příjmení, vlastnoruční podpis – přihlašovací údaje spolu s dalšími instrukcemi budou poté odeslány rovněž poštou)

Jakmile máte přihlašovací údaje, můžete se přihlásit do Ubyportu. Je to online systém, který funguje 24 hodin denně, 7 dní v týdnů, a nevyžaduje žádné další formality (jako například elektronický podpis).

*Upozornění: Pokud Ubyport dočasně nefunguje, je nutné použít papírové přihlašovací tiskopisy. To stejné platí v případě, že čekáte na svá přihlašovací data do Ubyportu a mezitím vám vzniká povinnosti nahlásit ubytované cizince.

Přemýšlíte, jestli je lepší použít Ubyport nebo přihlašovací tiskopisy? Naše rada: Ubyport se hodí, když ubytováváte více cizinců – pak totiž potřebujete jenom jeden vytištěný a vyplněný tiskopis (jeden tiskopis na jednoho cizince), který založíte do domovní knihy.

Jak fungují přihlašovací tiskopisy?

Vzor přihlašovacího tiskopisu je volně ke stažení ZDE (odkaz ve druhém odstavci textu) a měl by být vyplněn v den ubytování podle daných instrukcí.

*Poznámka: v kolonce “předpokládaný pobyt do” – v případě cizinců ze třetích zemí vyplňte datum, dokdy má daný jedinec platné vízum, nebo datum, kdy končí vaše nájemní/podnájemní smlouva (to, co je dřív). V případě obyvatel zemí Evropské unie napište datum, kdy končí nájemní/podnájemní smlouva.

Na každého cizince je nutné vytisknout 2 přihlašovací tiskopisy (oba musí cizinec podepsat): jednu kopii pak odevzdáte místní cizinecké policii, druhou vložíte do domovní knihy, která se musí nacházet přímo v ubytovacím zařízení.

Co je to domovní kniha?

Zatímco majitelé hotelů, hostelů či penzionů musí své hosty ze zahraniční evidovat v tak zvané evidenční knize, ti, kdo pronajímají dům, byt nebo pokoj expatům, jsou povinni vést domovní knihu.

Domovní kniha je dokument, v němž ubytovatel zaznamenává informace z přihlašovacích tiskopisů a dobu trvání ubytování. V praxi to znamená, že vytištěné přihlašovací tiskopisy jsou stránkami v domovní knize. Nezapomeňte, že zápisy v domovní knize musí být:

• aktualizované
• pravidelné
• chronologické
• srozumitelné

Ubytovatel má povinnost uchovat si domovní knihu po dobu šesti let od posledního zápisu a předložit ji cizinecké policii ke kontrole, kdykoli je o to požádán.

Sankce

Při porušení výše zmíněných povinností, hrozí ubytovateli pokuta až 50 000 Kč (jak uvádí právní kancelář). Na místě může fyzická osoba dostat pokutu ve výši 3 000 Kč, pro právnickou osobu nebo fyzickou osobu, která má ubytování jako součást podnikání, platí výše až 5 000 Kč.

Důrazně doporučujeme dodržovat všechny povinnosti, které jako ubytovatel máte. Jednak proto, že expati, kteří nejsou přihlášeni a vedeni v systému, mohou mít později problémy při prodlužování víz/povolení k pobytu. A pak také proto, že přece nechcete porušovat právo a dostat za to pokutu! 🙂

Další užitečné informace najdete na webu cizinecké policie.

Máte další otázky? Potřebujete poradit? Kontaktujte nás!