4.10.2022
Vždycky ji zajímalo, jak věci fungují. Zároveň je jedním z nejstarších zaměstnanců Foreigners. Alena Holubcová přináší inovativní řešení do již zaběhnutých procesů, aby zvýšila jejich efektivitu. Šetří tak sobě i svým kolegům hodiny práce navíc. V rozhovoru přiblížila, co její pozice obnáší a co ji na ní nejvíce baví.
Už je to více než 7 let, jsem takový dinosaurus. (smích) V rámci firmy jsem vystřídala více pozic. Začala jsem na recepci, pak jsem se přesunula na relokačního konzultanta. Po menší přestávce jsem se vrátila na jinou pozici, jmenovalo se to výkonná asistentka. A teď se to před rokem a čtvrt změnilo na Chief Operating Officer.
Původně jsem studovala v Hradci Králové. Protože je to menší město, lidé pohybující se kolem cizinců se většinou znají. Kamarád mi tenkrát řekl, ať si najdu Foreigners, že by se mi to líbilo. A měl pravdu.
Na starosti mám více různých odvětví. Mám přehled v podstatě o všech procesech ve firmě. Proto se starám o to, aby měli všichni potřebné informace a aby u nás fungovaly všechny počítačové systémy. Když má někdo technický problém, jsem většinou první člověk, na kterého se obrátí. Poslední dobou mě taky baví vymýšlet automatizace. Vezmu činnost, která je otravná, a snažím se vymyslet, jak ji udělat jednodušší nebo ji zadat stroji, aby se pak člověk mohl soustředit jen na tu tvůrčí práci.
Automatizace je určitě jednou z největších změn. Na začátku jsme všechno dělali v Excelu nebo ve Wordu. Potom přišel náš vlastní počítačový systém RealSYS a my jsme postupně přidávali věci, které se mohou hodit. Máme teď třeba generátor smluv nebo digitální podepisování dokumentů. Tím vším jsme podstatně zkrátili celý proces. Vždycky mě pobaví, když si nováčci stěžují, jak moc mají administrativy. Přitom neví, kolik toho bylo dřív. Pokrok všech těchto věcí nám umožňuje dělat to, co opravdu dělat máme – tedy poskytovat službu lidem. Věnovat se jim místo trávení hodin nad adminem.
Největší oříšek byl zorientovat se ve všech vládních nařízeních. Každý týden jsme řešili čísla, nová opatření. Ze dne na den jsme museli cizince informovat ohledně aktuální epidemiologické situace. Navíc jsme museli znovu poznat trh. Z ničeho nic jsme měli zavřené hranice a nevěděli, jaké procento našich zahraničních klientů tvoří ti, co sem nově přijíždí a ti, co už tady žijí. Do toho jsme museli ve firmě zavádět covid testy a home office pro zaměstnance. Šlo o to udržet tým, i když se nemůžete fyzicky vidět a nevíte, co bude dál.
Ze dne na den nám spadly poptávky asi o 70 procent, takže bylo jasné, že velká většina našich klientů jsou za normálních okolností ti nově příchozí. Začali jsme se tedy soustředit spíše na to, co můžeme udělat pro ty cizince, co už tady jsou. Například spousta občanů EU v Česku žila bez osvědčení o registraci (dříve přechodný pobyt), protože ho do té doby nepotřebovali. Během covidu bez něj ale nemohli překročit hranice. Udělali jsme na ně proto obrovskou kampaň a zafungovalo to. Zaměřili jsme se také více na poskytování služeb českým klientům, na které jsme do té doby tolik necílili.
Myslím si, že je to hodně o vnitřním nastavení. Mě osobně vždycky zajímalo, jak věci fungují. Na celý systém nahlížím jako na komunikační terminály a částice, které mezi nimi běhají. Zaměřím se na to, jestli ta částice jde z bodu A do bodu B nebo jestli se tam mezitím někde motá. Potom celý ten proces narovnám, aby tam toho motání bylo co nejméně a aby byl efektivní.
Kromě vytvoření úplně základních věcí ho připojíme na konferenční email a Google Drive. Nováček tak automaticky získá přístupy tam, kam potřebuje. Dále máme sepsané směrnice. Nový relokační konzultant dostane seznam úkolů, které musí splnit, jejich součástí jsou i praktická cvičení. Ušetříme tak hodiny vysvětlování a zažije si vše na vlastní kůži. Program je vytvořen tak, aby šly úkoly logicky za sebou a aby se ho ptaly na ta nejdůležitější kritická místa. Potom už mu jen zbývá podívat se na pár prohlídek a předání bytů, prvních pár klientů udělat pod nečím dohledem, a dále už může pracovat sám.
Nejvíc mě baví dělat z chaosu pořádek. Věřím tomu, že 95 procent věcí se dá naplánovat. Na začátku jsme neměli přesně stanovenou dlouhodobou strategii, takže se stávalo, že nějaké úkoly přišly v tu úplně nejhorší chvíli a já se s nimi musela popasovat. Teď už tu strategii máme a mě tím pádem už tolik věcí nepřekvapí. Na všechno se můžu připravit. Podle mě je to fajn, protože přichází stále dost nových podnětů na to, aby mě to bavilo, ale zároveň už v tom máme dostatečný systém, aby věci fungovaly tak, jak mají.
Musí dobře znát všechny ty částice a to, jak věci fungují. Zároveň musí být schopen pojmout hodně otevřených úkolů, které jsou v procesu a prozatím nedodělané. Já mám v průměru třeba 70 nepřečtených e-mailů. Nejvyšší číslo, na které jsem se dostala během covidu, bylo 444 nepřečtených e-mailů. Důležité je taky umět věci domýšlet a začleňovat je do již zaběhnutých procesů.
Nejvíce mě baví osobní rozvoj, chodím se ráda a často vzdělávat.
Výzva, systém, technologie, procesy, (ne) předvídatelnost.
Zaujal vás rozhovor s naší Chief Operating Officer Alenou a chtěli byste se stát součástí týmu Foreigners? Na naší career stránce najdete výčet všech volných pozic. V současné době hledáme zájemce o pozici Media Specialist a PR & Marketing Intern v Brně.
Chtěli byste pronajmout nebo prodat vaši nemovitost, ale nevíte jak na to? Svěřte nám ji do rukou a my vás propojíme s klientelou z domova i ze světa. Stačí se ozvat!
